Prise d'inventaire physique

OBJECTIF

La Prise d’inventaire physique permet de prendre l’inventaire matériel à une date donnée et d’ajuster l’inventaire de maestro* en fonction de cet inventaire matériel. Avant de transférer l’inventaire physique, l’utilisateur doit s’assurer que toutes les transactions de Réception de marchandises et de Ventes dans maestro* précédent la date de prise d’inventaire sont transférées. Une fois l’ajustement à l’inventaire physique transféré, maestro* met à jour l’inventaire pour représenter les quantités physiques, et les transactions de réception de marchandises et de ventes post-prise d’inventaire peuvent être transférées.

Lors du transfert de la prise d’inventaire physique, maestro* génère une transaction de transfert entre projets, si nécessaire, et affecte le projet et le compte de grand livre identifiés dans le groupe ou l’activité spécifié(e) dans les Configurations diverses, section Achats et approvisionnement – Inventaire, dans les regroupements Inventaire (projet-activité-groupe) et Ajustement inventaire physique (projet-activité-groupe) pour générer la transaction.

PRÉREQUIS

ICÔNES

Icônes de l'option Prise d'inventaire physique

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.
Icône	Titre	Sert à
	Remplir le tableau de ventilation	Remplir la grille de ventilation avec les items du catalogue correspondant aux Paramètres de filtres.
	Remettre colonne “Qté Réelle” à zéro.	Remettre à zéro les valeurs de la colonne Qté réelle. NOTE : Cette icône est seulement disponible pour les utilisateurs avec un niveau d'accès Administrateur (Gestion de la sécurité). L'icône ne sera pas affiché pour les utilisateurs ayant niveau d'accès Utilisateur.
	Consultation de l'inventaire	Permet d'ouvrir l'option Consultation du catalogue.
	Importation d'un fichier Excel	Permet d'ouvrir l'utilitaire Importation d'un fichier Excel.

Sommaire

Effectuer une prise d'inventaire
- Méthode 1 : Mettre à jour les quantités en inventaire
- Méthode 2 : Remettre à zéro l'inventaire et entrer ensuite les quantités en main
Mettre à jour une prise d’inventaire physique

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Inventaire > Fonctions > Prise d'inventaire physique

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fermeture de l'inventaire > Prise d'inventaire physique

Effectuer une prise d'inventaire

La prise d’inventaire physique peut être traitée de deux façons :

Méthode 1 : Mettre à jour les quantités en inventaire

Cette méthode doit être utilisée dans les cas suivants :

Vous voulez uniquement corriger les écarts entre les quantités en main réelles et celles indiquées dans maestro*;
Le coût moyen indiqué dans maestro* est généralement correct;
Le grand livre balance (ou est près de balancer) avec l’auxiliaire d’inventaire;
Les informations contenues dans les champs Réservation ou Numéros de série sont généralement exactes et ne nécessitent que peu ou pas de corrections.

Lors du transfert de la prise d’inventaire physique, maestro* crée une transaction comportant deux parties :

Première partie : maestro* renverse les quantités en inventaire au coût moyen.
Deuxième partie : maestro* inscrit les nouvelles quantités en inventaire au prix unitaire déterminé dans les Configurations diverses.

Ces deux transactions seront visibles dans la Consultation du catalogue, sous l’onglet Historique.

Méthode 2 : Remettre à zéro l’inventaire et entrer ensuite les quantités en main

Cette méthode peut être utilisée dans les cas suivants :

Vous voulez remettre complètement l’inventaire à zéro (quantité et coût moyen) et repartir à neuf;
Les coûts moyens indiqués dans maestro* sont en grande partie erronés;
Le grand livre ne balance pas du tout avec l’auxiliaire d’inventaire;
Les informations contenues dans les champs Réservation ou Numéros de série ne sont pas exactes et doivent être supprimées.

Cette procédure ne doit être utilisée que si vous êtes certain de vouloir supprimer entièrement l’inventaire dans maestro* avant d’inscrire les quantités en main réelles.

Pour connaître la procédure à suivre, veuillez le comment faire Remettre à zéro l’inventaire.

Mettre à jour une prise d’inventaire physique

Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ

Description

Date

Date de la prise d’inventaire matériel.

NOTE : Maestro* inscrit la date de travail par défaut.

État

État de la prise d’inventaire. Les choix sont : Entrée et Confirmée.

NOTE : Seules les transactions enregistrées à l’état Confirmée peuvent être transférées. Il est important d’utiliser cet état uniquement lorsqu’il n’y a plus de modifications à apporter à la transaction.

Référence

Sert à identifier la prise d’inventaire matériel.

NOTE : Ce champ peut servir de filtre lors de la sortie de la Liste des écarts.

Champ	Description
Date	Date de la prise d’inventaire matériel. NOTE : Maestro* inscrit la date de travail par défaut.
État	État de la prise d’inventaire. Les choix sont : Entrée et Confirmée. NOTE : Seules les transactions enregistrées à l’état Confirmée peuvent être transférées. Il est important d’utiliser cet état uniquement lorsqu’il n’y a plus de modifications à apporter à la transaction.
Référence	Sert à identifier la prise d’inventaire matériel. NOTE : Ce champ peut servir de filtre lors de la sortie de la Liste des écarts.

Compléter la section Paramètres de filtres selon les besoins.

Il est recommandé d’entrer des valeurs dans cette section, car il est impossible d’arrêter le traitement à l’étape 3 – Remplir le tableau de ventilation. La durée de traitement varie en fonction du nombre d’items existant dans le catalogue, et peut donc être longue.

Champ

Description

Type d’item

Permet une sélection par type d’item issu de la Gestion des types.

Catégorie

Permet une sélection par catégorie d’item issue de la Gestion des catégories.

Emplacement

Permet une sélection par emplacement issu de la Gestion des emplacements.

Localisation

Permet de sélectionner la localisation (rangée ou tablette) pour laquelle la prise d’inventaire est effectuée.

Inclure les items avec numéros de série

Permet d’afficher les items avec numéros de séries dans la grille, si la case est cochée.

NOTES : Si cochée, les items avec numéros de série sont affichés dans la grille et il est possible d’en vérifier la présence réelle en inventaire et d’apporter les ajustements nécessaires.

Si non cochée, les items avec numéros de série ne sont pas traités dans la prise d’inventaire physique. Ils demeurent en inventaire et il n’est pas possible de les modifier.

ATTENTION! Si la case est cochée et que vous effectuez une remise à zéro à partir de l’icône Remettre colonne “Qté Réelle” à zéro., maestro* efface tous les numéros de série de l’inventaire et vous devez les entrer à nouveau.

Pour entrer des nouveaux numéros de série, l’option Permettre d’entrer de nouvelles identifications doit être cochée. Cette option est disponible via l’icône Configuration de l’écran de la prise d’inventaire physique.

Inclure les items avec numéros de réservation

Permet d’afficher les items avec numéros de réservation dans la grille, si la case est cochée.

Un item avec numéro de réservation est considéré comme réservé (même si le numéro de réservation a été utilisé à d’autres fins).

NOTES : Si la case est cochée, les items avec numéros de réservation seront affichés sur des lignes distinctes. Les quantités réelles en main pourront être indiquées pour chacune des réservations. Il sera possible de supprimer une réservation en indiquant une quantité réelle de zéro pour un numéro de réservation donné.

Si la case est non cochée, les items avec numéros de réservation ne sont pas traités individuellement dans la prise d’inventaire physique. Leurs quantités en main sont additionnées à celles des items sans numéro de réservation et sont affichés sur la même ligne, sans indication. Si la quantité réelle entrée est inférieure à la somme des quantités réservées, un message d’avertissement est affiché. Les ajustements de quantités n’affecteront pas les quantités réservées.

ATTENTION! Si la case est cochée et que vous effectuez une remise à zéro à partir de l’icône Remettre colonne “Qté Réelle” à zéro., maestro* supprime tous les numéros de réservation et vous devez les entrer à nouveau.

Cette option ne doit pas être utilisée pour la remise à zéro si vous utilisez les options suivantes :

Gestion des approvisionnements CBN/MRP1;

Réservation du matériel;

Commandes client avec gestion des approvisionnements.

Inclure les items inactifs

Permet d’inclure dans la ventilation les items à l’état Inactif. La case est cochée par défaut.

Inclure seulement les items sans emplacement et avec quantité

Permet d’inclure dans la ventilation uniquement les items n’ayant pas d’emplacement, mais ayant une quantité. Cela même si la Validation emplacements est activée dans les Configurations diverses de l’inventaire.

Inclure seulement les items avec une valeur sans quantité

Permet d’inclure dans la ventilation uniquement les items ayant une valeur, mais ne se trouvant plus en stock.

NOTE : Cela se produit dans le cas où les items sont achetés à un certain prix, puis transférés pour un projet à un prix inférieur.

Champ	Description
Type d’item	Permet une sélection par type d’item issu de la Gestion des types.
Catégorie	Permet une sélection par catégorie d’item issue de la Gestion des catégories.
Emplacement	Permet une sélection par emplacement issu de la Gestion des emplacements.
Localisation	Permet de sélectionner la localisation (rangée ou tablette) pour laquelle la prise d’inventaire est effectuée.
Inclure les items avec numéros de série	Permet d’afficher les items avec numéros de séries dans la grille, si la case est cochée. NOTES : Si cochée, les items avec numéros de série sont affichés dans la grille et il est possible d’en vérifier la présence réelle en inventaire et d’apporter les ajustements nécessaires. Si non cochée, les items avec numéros de série ne sont pas traités dans la prise d’inventaire physique. Ils demeurent en inventaire et il n’est pas possible de les modifier. ATTENTION! Si la case est cochée et que vous effectuez une remise à zéro à partir de l’icône Remettre colonne “Qté Réelle” à zéro., maestro* efface tous les numéros de série de l’inventaire et vous devez les entrer à nouveau. Pour entrer des nouveaux numéros de série, l’option Permettre d’entrer de nouvelles identifications doit être cochée. Cette option est disponible via l’icône Configuration de l’écran de la prise d’inventaire physique.
Inclure les items avec numéros de réservation	Permet d’afficher les items avec numéros de réservation dans la grille, si la case est cochée. Un item avec numéro de réservation est considéré comme réservé (même si le numéro de réservation a été utilisé à d’autres fins). NOTES : Si la case est cochée, les items avec numéros de réservation seront affichés sur des lignes distinctes. Les quantités réelles en main pourront être indiquées pour chacune des réservations. Il sera possible de supprimer une réservation en indiquant une quantité réelle de zéro pour un numéro de réservation donné. Si la case est non cochée, les items avec numéros de réservation ne sont pas traités individuellement dans la prise d’inventaire physique. Leurs quantités en main sont additionnées à celles des items sans numéro de réservation et sont affichés sur la même ligne, sans indication. Si la quantité réelle entrée est inférieure à la somme des quantités réservées, un message d’avertissement est affiché. Les ajustements de quantités n’affecteront pas les quantités réservées. ATTENTION! Si la case est cochée et que vous effectuez une remise à zéro à partir de l’icône Remettre colonne “Qté Réelle” à zéro., maestro* supprime tous les numéros de réservation et vous devez les entrer à nouveau. Cette option ne doit pas être utilisée pour la remise à zéro si vous utilisez les options suivantes : Gestion des approvisionnements CBN/MRP1; Réservation du matériel; Commandes client avec gestion des approvisionnements.
Inclure les items inactifs	Permet d’inclure dans la ventilation les items à l’état Inactif. La case est cochée par défaut.
Inclure seulement les items sans emplacement et avec quantité	Permet d’inclure dans la ventilation uniquement les items n’ayant pas d’emplacement, mais ayant une quantité. Cela même si la Validation emplacements est activée dans les Configurations diverses de l’inventaire.
Inclure seulement les items avec une valeur sans quantité	Permet d’inclure dans la ventilation uniquement les items ayant une valeur, mais ne se trouvant plus en stock. NOTE : Cela se produit dans le cas où les items sont achetés à un certain prix, puis transférés pour un projet à un prix inférieur.

Cliquer sur l’icône Remplir le tableau de ventilation.
Enregistrer la transaction de prise d’inventaire physique.
Imprimer la Liste d’inventaire physique.
Sélectionner la transaction enregistrée préalablement.
Sélectionner la Liste d’inventaire physique par l’icône Imprimer.

La liste est triée par ordre de localisation.

Seules les colonnes Produit (Code produit), Description, Unité, Emplac. (Emplacement), Localisation, Caract. (Caractéristique), Identification, Qté en stock (Qté Inventaire), Unité inv. et Qté Réelle sont affichées sur le rapport.

Il est possible d’imprimer des lignes vides supplémentaires sur le rapport en indiquant un nombre dans le champ Nombre de lignes supplémentaires à imprimer de la Configuration de la fenêtre.

Procéder à l’inventaire du matériel et compléter la colonne Quantité réelle sur le rapport Liste d’inventaire physique.
Sélectionner la transaction enregistrée préalablement et compléter la section Ventilation :

Les items apparaîtront dans le même ordre que celui dans lequel ils ont été imprimés sur la liste. Normalement, la seule colonne à compléter est Qté réelle. Il est également possible de modifier le Prix unitaire réel (si nécessaire).

Section Ventilation :

Champ

Description

Code produit

Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.

Description

Description de l’item.

Unité

Unité de conversion.

NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue.

Emplacement

Emplacement de l’item.

Localisation

Localisation réelle de l’item dans maestro*.

Caractéristique

Caractéristique de l’item.

Identification

Identification de l’item.

NOTES : Pour les items gérés par numéro de série, ce champ représente le numéro de série de l’item.

Si la case Permettre l’entrée de nouvelles identifications est cochée dans la Configuration de la fenêtre, il est possible d’entrer des numéros de série n’existant pas déjà dans maestro* dans cette colonne.

Numéro de réservation

Numéro de réservation de l’item.

NOTES : Si plusieurs numéros de réservation sont attribués pour un item, maestro* affiche ce dernier sur plusieurs lignes, en indiquant sur chacune le numéro de réservation applicable.

Il n’est pas possible d’inscrire manuellement un numéro de réservation qui n’est pas déjà présent.

Autres localisations

Autres localisations associées à l’item dans maestro*.

Inventaire - Qté

Quantité en stock dans maestro*.

Inventaire - Unité inv.

Unité de mesure d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.

Inventaire - Prix unitaire

Coût moyen de l’item en stock.

Inventaire - Valeur Stock

Valeur totale de l’item en stock.

Réel - Qté

Quantité réelle à la suite de la prise d’inventaire.

Réel – Prix unitaire

Prix unitaire réel de l’item. Le matériel sera remis en inventaire à ce prix.

Ce prix unitaire s’affiche en fonction de la configuration Sélection du PU ajust. et transf. inventaire. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnements, dans la section Inventaire.

Réel – Montant

Valeur réelle de l’item en stock.

Écart – Qté

Écart sur la quantité entre les champs Réel - Qté et Inventaire - Qté.

Écart - Montant

Écart sur la valeur entre les champs Réel - Montant et Inventaire - Valeur Stock.

Supprimé automatiquement

Indique, à titre informatif, que l’item a été supprimé automatiquement suite à l’utilisation de l’option Supprimer toutes les quantités des items qui ne figurent pas dans le fichier d’importation dans l’importation d’Excel.

Champ	Description
Code produit	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.
Description	Description de l’item.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement de l’item.
Localisation	Localisation réelle de l’item dans maestro*.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. NOTES : Pour les items gérés par numéro de série, ce champ représente le numéro de série de l’item. Si la case Permettre l’entrée de nouvelles identifications est cochée dans la Configuration de la fenêtre, il est possible d’entrer des numéros de série n’existant pas déjà dans maestro* dans cette colonne.
Numéro de réservation	Numéro de réservation de l’item. NOTES : Si plusieurs numéros de réservation sont attribués pour un item, maestro* affiche ce dernier sur plusieurs lignes, en indiquant sur chacune le numéro de réservation applicable. Il n’est pas possible d’inscrire manuellement un numéro de réservation qui n’est pas déjà présent.
Autres localisations	Autres localisations associées à l’item dans maestro*.
Inventaire - Qté	Quantité en stock dans maestro*.
Inventaire - Unité inv.	Unité de mesure d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.
Inventaire - Prix unitaire	Coût moyen de l’item en stock.
Inventaire - Valeur Stock	Valeur totale de l’item en stock.
Réel - Qté	Quantité réelle à la suite de la prise d’inventaire.
Réel – Prix unitaire	Prix unitaire réel de l’item. Le matériel sera remis en inventaire à ce prix. Ce prix unitaire s’affiche en fonction de la configuration Sélection du PU ajust. et transf. inventaire. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnements, dans la section Inventaire.
Réel – Montant	Valeur réelle de l’item en stock.
Écart – Qté	Écart sur la quantité entre les champs Réel - Qté et Inventaire - Qté.
Écart - Montant	Écart sur la valeur entre les champs Réel - Montant et Inventaire - Valeur Stock.
Supprimé automatiquement	Indique, à titre informatif, que l’item a été supprimé automatiquement suite à l’utilisation de l’option Supprimer toutes les quantités des items qui ne figurent pas dans le fichier d’importation dans l’importation d’Excel.

Cliquer sur Enregistrer.
Consulter la liste de l’option Liste des écarts.
Cliquer sur Transférer.

Si vous avez entré des quantités réelles différentes des quantités présumées en inventaire ou si vous avez modifié le prix unitaire réel de certains items, maestro* crée une transaction d’ajustement comportant deux parties :

Première partie : maestro* renverse les quantités en inventaire au coût moyen;

Deuxième partie : maestro* inscrit les nouvelles quantités en l’inventaire au prix unitaire déterminé dans les Configurations diverses;

Ces deux transactions seront visibles dans la Consultation du catalogue dans l’onglet Historique.

Puisque ces transactions sont de type Transfert inventaire-projet, les quantités de renversement sont positives et les quantités réelles apparaissent en négatif.

Pour connaître la procédure à suivre, veuillez consulter le comment faire Remettre à zéro l’inventaire.

Il est possible d’effectuer une prise d’inventaire manuelle en inscrivant dans le tableau les codes des items pour lesquels une prise d’inventaire est effectuée. En inscrivant le code d’item, maestro* inscrit les quantités en stock pour ce code. Maestro* tient compte des filtres pour les entrées manuelles également.

Il est possible d’importer la prise d’inventaire physique en utilisant l’icône Importation d’un fichier Excel

Voir aussi

Transfert entre projets
Gestion des types
Gestion des catégories
Gestion des emplacements
Liste des écarts
Comment faire - Prise d’inventaire physique – Importation d’un fichier Excel
Comment faire - Remettre à zéro l'inventaire

Dernière modification : 20 septembre 2024